Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

PELAKSANAAN MS ISO 9002 : RATU, PPAS

ISO 9000
ISO 9000 adalah satu model bagi kerja yang terancang. Sistem kerja yang terancang memerlukan pelbagai proses di dalamnya. Sistem kerja yang mementingkan kualiti ini dikenalpasti, didokumenkan, diuruskendali dan dikawal disebut sebagai ‘Sistem Kualiti ‘. ISO 9000 adalah satu-satunya piawaian sistem kualiti.

Melaksanakan Sistem Kualti ISO 9000 bermakna sistem kerja kita adalah bercirikan standard antarabangsa denga mengaplikasi kesemua keperluan standard dan 20 elemen kepastian kualiti secara berkesan.

PPAS melaksanakan pendekatan MS ISO 9002 versi 1994, iaitu, kepastian kualti dalam pengeluaran produk atau perkhidmatan, instalasi dan penyelenggaraan.

LATARBELAKANG
Perpustakaan Raja Tun Uda, Shah Alam telah memulakan program kesedaran kepada MS ISO pada akhir tahun 1999 dan sepanjang tahun 2000. Semua Pegawai dan kakitangan telah diberi pendedahan kefahaman asas ISO. Beberapa siri ceramah, kursus dan bengkel telah dijalankan dengan berterusan. RATU, PPAS mula memberi penekanan lebih serius ke arah pendokumentasi MS ISO pada awal tahun 2001.

SKOP PENDAFTARAN
Skop pendaftaran bagi persijilan MS ISO 9002 versi 1994 RATU, PPAS ialah :

"Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan dengan Buku dan Bahan & Alat Pandang Dengar "

DASAR KUALITI PPAS

" PPAS beriltizam untuk memberi perkhidmatan maklumat yang cekap, cepat dan tepat bagi memenuhi keperluan pelanggan perpustakaan berdasarkan Standard Sistem Kualiti MS ISO 9002

" PPAS sentiasa komited dalam pembinaan koleksi dan kemudahan perpustakaan yang lengkap bagi memenuhi kehendak pelanggannya secara profesional "

OBJEKTIF KUALITI PPAS

• Menambah 2% (peratus) naskah buku baru PPAS, setiap tahun.

• Memastikan bahan yang diterima dapat diproses untuk dikeluarkan ke Bahagian Edaran dan Rujukan dalam jangkamasa 30 hari.

• Memastikan urusan pinjaman bahan diselesaikan dalam tempoh 2 (dua) minit bagi setiap pelanggan.

• Meningkatkan jumlah keahlian perpustakaan sebanyak 2.5% (peratus) setahun.

JAWATANKUASA KUALITI MS ISO 9002 RATU, PPAS

Jawatankuasa ini adalah terdiri daripada :

Pengurusan /Pengarah
Y.Bhg. Datin Paduka Shahaneem Hanoum
DSSA, AMS, AMN, PPT

Wakil Pengurusan
Puan Kamalam Sugumar, PJK

Timbalan Wakil Pengurusan
Puan Suzliana Abd Hamid, PJK

Ketua Audit Kualiti Dalaman
Puan Mary Das, PJK

Timbalan Audit Kualiti Dalaman
En Sarwani Abd Jalal

Pengurus Dokumen
Puan Nihayah Ebni Hajar

Ketua-Ketua Bahagian
Puan Kamalam Sugumar, PJK

Puan Mary Das, PJK
Cik Ooi Leh See
En Mohdi Darim
Cik Norhafidah Ehawan
Puan Sabariah Sayuti
Puan Nihayah Ebni Hajar

BAHAGIAN-BAHAGIAN YANG TERLIBAT

• Bahagian Pentadbiran/Kewangan

• Bahagian Perolehan

• Bahagian Katalog & Klasifikasi

• Bahagian Edaran

• Bahagian Rujukan

• Bahagian Pembangunan

• Bahagian Komputer/Multimedia

DOKUMEN KUALITI MS ISO 9002 :
Terdapat 3 jenis dokumen yang disediakan oleh RATU, PPAS :
Manual Kualiti
Prosedur Kualiti Pengurusan (11 proses)
Prosedur Kualiti Operasi (9 proses)

Ke arah Pelaksanaan
Perpustakaan Raja Tun Uda, Shah Alam telah memulakan program kesedaran kepada MS ISO pada akhir tahun 1999 dan sepanjang tahun 2000. Semua Pegawai dan kakitangan telah diberi pendedahan kefahaman asas ISO. Beberapa siri ceramah, kursus dan bengkel telah dijalankan dengan berterusan. RATU, PPAS mula memberi penekanan lebih serius ke arah pendokumentasi MS ISO pada awal tahun 2001.

Pelaksanaan
RATU, PPAS mula melaksana MS ISO 9002 pada 16 April 2001.
Pegawai dan kakitangan memahirkan diri dengan prosedur kerja yang didokumenkan.

Audit Kualiti Dalaman
AKD dikendalikan oleh pegawai-pegawai PPAS yang telah diberi latihan Audit Kualiti Dalaman. AKD diketuai oleh Pn Mary Das.

Telah dilaksanakan pada 8 Mei – 14 Mei 2001. Hampir keseluruhan prosedur dibuat pemeriksaan kecuali PK Audit Kualiti Dalaman dan PK Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Mesyuarat ini bertujuan bagi mengkaji dan melaporkan sistem kualiti RATU, PPAS, samada dasar dan objektif kualiti menepati matlamatnya. Ia dipengerusikan oleh Y. Bhg Datin Pengarah PPAS. Ia dilaksanakan pada 18 Mei 2001.

Kearah Persijilan

Audit Dokumentasi
Pihak Lloyds membuat pemeriksaan terakhir terhadap dokumen kualiti sebelum audit sebenar, pada 15 hb Jun 2001. Suntingan dan pindaan akan dibuat mengikut kehendak pihak Lloyds. Auditee yang terlibat ketika ini hanyalah Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan dan Pengurus Dokumen.

Audit Pematuhan
Pemeriksaan audit pematuhan telah dijalankan pada 4 dan 5 Julai 2001 oleh pihak Lloyd’s Register Quality Assurance iaitu badan pemeriksaan sistem kualiti bertaraf antarabangsa.

PENGIKTIRAFAN PERSIJILAN MS ISO 9002 : 94
Perpustakaan Raja Tun Uda, telah diberi pengiktirafan sijil MS ISO 9002 : 94 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance pada 5 Julai 2001