Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

PPAS DINAIK TARAF KE MS ISO 9001 : 2000

SKOP PELAKSANAAN
Penyediaan Koleksi Perpustakaan dan Pengurusan Perkhidmatan Perpustakaan Berkaitan Dengan Bahan-bahan Perpustakaan.

DASAR KUALITI
Pengurusan PPAS beriltizam untuk menjadi sebuah perpustakaan awam yang cemerlang dan bertaraf dunia bagi memenuhi keperluan pelanggannya berdasarkan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000.

Pengurusan PPAS sentiasa komited dalam pembinaan koleksi dan kemudahan perpustakaan yang lengkap bagi memenuhi kehendak pelanggannya secara konsisten dan profesional.

Pengurusan PPAS juga akan berusaha melaksanakan penambahbaikan berterusan bagi mempastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualitinya.

OBJEKTIF KUALITI PPAS PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM SELANGOR

Pembinaan Maklumat

1. Memperolehi sekurang-kurangnya 2% naskah bahan baru setiap tahun.

2. Memastikan pesanan bahan terbitan dalam negeri dibekalkan dalam tempoh sebulan dan pesanan bahan terbitan luar negara dibekalkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh pesanan dibuat.

3. Memastikan bahan yang dibekalkan adalah 100% memenuhi spesifikasi Perbadanan Perpustakaan Awan Selangor

Dokumentasi

4.	Mengkatalog, mengklas dan memproses dengan tepat bahan perpustakaan yang diterima, dan mengedarkan ke Perpustakaan Raja Tun Uda dalam jangkamasa 18 hari, ke perpustakaan cawangan dalam jangkamasa 25 hari, dan lain-lain pusat perkhidmatan mengikut jadual yang ditetapkan.
5.	Memastikan tidak lebih dari 5% kesalahan didalam rekod bibliografi bagi setiap semakan secara rawak.

Perkhidmatan Pelanggan Perpustakaan Raja Tun Uda

6.	Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses dalam tempoh satu (1) hari.
7.	Memastikan setiap urusan pinjaman bahan diselesaikan dalam tempoh dua (2) minit bagi setiap pelanggan.
8.	Meningkatkan jumlah keahlian baru 2.5% di Perpustakaan Raja Tun Uda setiap tahun.
9.	Memastikan tidak lebih dari 5% kesilapan penyusunan bahan semasa bacaan rak, setiap bacaan secara rawak.

Maklumat /Penyelidikan

10.	Memastikan setiap pertanyaan rujukan diberi maklumbalas dalam tempoh tidak melebihi 30 minit.
11.	Mengesan tambahan sekurang-kurangnya 50 bahan baru untuk Koleksi Selangor dalam tempoh 6 bulan.
12.	Memastikan tidak lebih dari 5% kesilapan penyusunan bahan semasa bacaan rak, bagi setiap bacaan secara rawak.

Perkhidmatan Teknologi/Komunikasi Maklumat

13.	Mengemaskini sebarang maklumat terkini laman web dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh terima.
14.	Mengambil tindakan pembaikan kerosakan minor dalam tempoh dua (2) hari dan bagi kerosakan major dalam tempoh tujuh (7) hari
15.	Memastikan tidak lebih dari 15 kerosakan minor dan tidak lebih dari 5 kerosakan major setiap bulan, bagi perkakasan komputer.

Knowledge Management

16.	Mengesan satu (1) projek kandungan digital tempatan setahun sekali.
17.	Mengemaskini portal seminggu sekali.
18.	Menjalankan sekurang-kurangnya tiga (3) aktiviti perkongsian ilmu di kalangan warga PPAS.

Pentadbiran/Kewangan

19.	Menjawab surat dalam masa dua (2) minggu.
20.	Memproses borang tuntutan perjalanan dan elaun dalam masa dua (2) minggu.
21.	Memberi maklum balas dalam tempoh sekurang-kurangnya dua (2) hari terhadap sebarang aduan kerosakan.

Penbangunan/Penyelidikan

22.	Mensasarkan 100% peruntukan yang diperuntukkan dibawah Pembangunan dijalankan.
23.	Memastikan laporan perangkaan bulanan perpustakaan disediakan sebelum 15 haribulan pada setiap bulan
24.	Mencapai tahap kepuasan pelanggan pada tahap 8 berdasarkan Indeks Kepuasan Pelanggan.

Perkhidmatan Maklumat Daerah Zon 1 & Zon 2

25.	Memastikan pendaftaran keahlian PPAS diproses dalam tempoh satu (1) hari.
26.	Memastikan setiap urusan pinjaman bahan diselesaikan dalam tempoh dua (2) minit bagi setiap pelanggan.
27.	Memastikan tidak lebih dari 5% kesilapan penyusunan bahan semasa bacaan rak, bagi setiap bacaan secara rawak.
28.	Memastikan setiap pertanyaan rujukan diberi maklumbalas dalam tempoh tidak melebihi 30 minit.

KEANGGOTAAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Jawatankuasa ini adalah terdiri daripada :

PENGURUSAN ATASAN
En Mohdi Darim, PPT., PJK

AHLI
Wakil Pengurusan (Puan Kamalam Sugumar, PJK)
Timbalan Wakil Pengurusan (Puan Suzliana Abd Hamid, PJK)
Ketua Audit Kualiti Dalaman (En Sarwani Abd Jalal)
Timbalan Ketua Audit Kualiti Dalaman (Puan Suzliana Abd Hamid, PJK)
Pengurus Dokumen (Puan Nihayah Ebni Hajar)

Ketua Bahagian Pentadbiran/Kewangan (Puan Kamalam Sugumar, PJK)

Ketua Bahagian Pembangunan (En Mohdi Darim)
Ketua Bahagian Katalog/Klasifikasi (Puan Nihayah Ebni Hajar)
Ketua Bahagian Perolehan (Puan Sabariah Sayuti)
Ketua Bahagian Edaran (Cik Norhafidah Ehawan, PJK)
Ketua Bahagian Rujukan (En Mohamed Fadzli Mohd Fauzi)
Ketua Bahagian Komputer/Multimedia (Puan Kamalam Sugumar, PJK)

SISTEM PROSEDUR KUALITI MS ISO 9001 : 2000

Terdapat 4 jenis dokumen yang disediakan oleh RATU, PPAS :

MANUAL KUALITI
• MK.PPAS.04

PROSEDUR KUALITI WAJIB

• PK.PPAS.W.01 : KAWALAN DOKUMEN

• PK.PPAS.W.02 : KAWALAN REKOD

• PK.PPAS.W.03 : TINDAKAN PEMBETULAN

• PK.PPAS.W.04 : TINDAKAN PENCEGAHAN

• PK.PPAS.W.05 : AUDIT DALAMAN

• PK.PPAS.W.06 : KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

PROSEDUR KUALITI OPERASI

• PK.PPAS.O.01 : PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN

• PK.PPAS.O.02 : PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN PERPUSTAKAAN

• PK.PPAS.O.03 : MEMPROSES BAHAN DI BAHAGIAN PEROLEHAN

• PK.PPAS.O.04: PENGKATALOGAN, PENGKLASAN & PENGHANTARAN BAHAN PERPUSTAKAAN

• PK.PPAS.O.05 : PENYUSUNAN BAHAN PERPUSTAKAAN

• PK.PPAS.O.06 : PENDAFTARAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN APD

• PK.PPAS.O.07 : PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PELANGGAN

• PK.PPAS.O.08 : PINJAMAN ANTARA PERPUSTAKAAN

• PK.PPAS.O.09 : PEMBELIAN, PEMPROSESAN & PENGEDARAN MAJALAH

• PK.PPAS.O.10 : PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN

• PK.PPAS.O.11 : PEMANTAUAN PROJEK ICT/DIGITAL

• PK.PPAS.O.12 : PEMBINAAN KOLEKSI DAN PERKHDIMATAN CARIAN KOLEKSI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI SOKONGAN

• PK.PPAS.S.01 : KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

• PK.PPAS.S.02 : ANGGARAN BELANJAWAN

• PK.PPAS.S.03 : PEROLEHAN

• PK.PPAS.S.04 : PROSES PEMBAYARAN BAGI PERKHIDMATAN & PEMBELIAN ASET

• PK.PPAS.S.05 : PENGURUSAN ASET (INVENTORI)

• PK.PPAS.S.06 : PENYELENGGARAAN BANGUNAN/KEMUDAHAN

• PK.PPAS.S.07 : PEWUJUDAN JAWATAN BARU

• PK.PPAS.S.08 : PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

• PK.PPAS.S.09 : PEMBANGUNAN KERJAYA

• PK.PPAS.S.10 : LATIHAN

• PK.PPAS.S.11 : PENGENDALIAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

• PK.PPAS.S.12 : PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

• PK.PPAS.S.13 : PENGEMASKINIAN LAMAN WEB/PORTAL

• PK.PPAS.S.14 : PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/DIGITAL

• PK.PPAS.S.15 : KESELAMATAN HARTA BENDA DAN KAKITANGAN-KAKITANGAN DI PPAS

• PK.PPAS.S.16 : PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHDIMATAN

Catatan:
Perpustakaan Raja Tun Uda, telah diberi pengiktirafan MS ISO 9002 : 94 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance pada 5 Julai 2001 dan dinaik taraf ke MS ISO 9001:2000 pada 27 Mac 2004.